Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benennungspflichtig (Art. 37 DSGVO, Schwellenwert nicht erreicht).

2. Erhobene Daten und Verarbeitungszwecke

a) Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, erheben wir:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Anliegen / Betreff
• Nachrichteninhalt

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage). Die Daten werden ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

b) Terminbuchungssystem

Wenn Sie das Online-Terminbuchungsformular nutzen, erheben wir:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Gewünschte Behandlungsart (kann als Gesundheitsdatum gem. Art. 9 DSGVO gelten)
• Versicherungsart (GKV / Privat / Individuelle Programme)
• Wunschtermin (Datum und Uhrzeit)
• Optionale Notizen / Beschwerden

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten). Sie erteilen diese Einwilligung durch das Anklicken der Datenschutz-Checkbox im Buchungsformular. Die Daten werden ausschließlich zur Terminvermittlung und -bestätigung verwendet. Speicherdauer: bis zur Bearbeitung der Anfrage, danach gemäß Ziffer 6.

c) KI-gestützter Telefonassistent (Vocalis AI)

Für die telefonische Terminvereinbarung setzen wir den KI-Sprachassistenten der Vocalis AI (Jonas Reichert LLC, Deutschland, [email protected]) als Auftragsverarbeiter ein. Wenn Sie uns anrufen oder zurückgerufen werden, kann Ihr Gespräch durch diesen Assistenten entgegengenommen werden. Dabei werden verarbeitet:

• Ihre Telefonnummer
• Audiodaten des Gesprächs (Echtzeit-Verarbeitung; keine dauerhafte Speicherung)
• Transkript des Gesprächs (Speicherdauer: max. 30 Tage)
• Metadaten (Anrufzeitpunkt, Dauer, Status)
• Terminwunsch und Behandlungsart (kann Gesundheitsdatum gem. Art. 9 DSGVO sein)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen zur Terminvereinbarung) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1b BDSG (Verarbeitung von Gesundheitsdaten zum Zweck der Gesundheitsversorgung).

Vocalis AI setzt für die Sprachverarbeitung US-amerikanische Subprozessoren ein (insb. Deepgram für Spracherkennung, OpenAI für Sprachverständnis). Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und des EU-US Data Privacy Framework. Audiodaten werden nicht dauerhaft in den USA gespeichert. Mit Vocalis AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO.

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Anruf durch einen KI-Assistenten entgegengenommen wird, teilen Sie uns dies zu Beginn des Gesprächs mit — wir leiten Sie dann an unser Praxispersonal weiter. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail unter [email protected].

d) Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse (anonymisiert nach 24h), Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 7 Tage.

3. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Tracking-, Analyse-, Profiling- oder Werbe-Cookies gesetzt. Es sind weder Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel noch ähnliche Drittanbieter-Dienste eingebunden.

• Consent-Cookie (Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung): max. 12 Monate, localStorage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich.

4. Externe Dienste

Schriftarten (Fonts)

Alle Schriftarten werden lokal auf unserem Server gehostet. Es werden keine Anfragen an externe Dienste (insb. Google Fonts) gesendet.

Karten (OpenStreetMap)

Auf der Kontakt- und Team-Seite verlinken wir auf OpenStreetMap als externen Link. Beim Klick verlassen Sie unsere Website. Vor dem Klick werden keine Daten übertragen. Bei Nutzung von OpenStreetMap gelten die Datenschutzbestimmungen der OpenStreetMap Foundation.

WhatsApp

Wenn Sie auf den WhatsApp-Link klicken, werden Sie zur WhatsApp-Anwendung weitergeleitet. Wir betten kein WhatsApp-Widget ein und übertragen keine Daten an Meta/WhatsApp vor dem Klick. Bei der Nutzung von WhatsApp gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta Platforms.

Vocalis AI (KI-Telefonassistent)

Auftragsverarbeiter: Jonas Reichert LLC (Vocalis AI), Deutschland, [email protected]. Zweck: telefonische Terminvereinbarung per KI-Sprachassistent. Subprozessoren mit US-Standort: Deepgram Inc. (Spracherkennung), OpenAI LLC (Sprachverständnis), Cartesia AI (Sprachsynthese) — jeweils abgesichert durch Standardvertragsklauseln und/oder EU-US Data Privacy Framework. Speicherdauer Transkripte: max. 30 Tage. AVV gem. Art. 28 DSGVO geschlossen.

Analytics

Wir setzen kein Web-Analytics-Tool ein. Es werden keine Nutzerdaten zu Analysezwecken an Dritte übertragen.

5. Hosting

Diese Website wird auf einem eigenen Server in Deutschland betrieben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf diesem Server.

6. Speicherdauer

Kontaktanfragen werden für die Dauer der Bearbeitung und darüber hinaus für 3 Jahre gespeichert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen längere Fristen erfordern.

Behandlungsdokumentationen werden gemäß den berufsrechtlichen Vorgaben für Physiotherapeuten für mindestens 10 Jahre aufbewahrt (außerhalb dieser Website).

7. Ihre Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich per E-Mail an: [email protected]

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren: